Comment les pièces d'identité de mes employés restent-elles confidentielles?
Seuls les propriétaires voient les pièces d'identité, Alori note qui ouvre chacune d'elles et quand, et lorsqu'une personne quitte l'entreprise, tu peux supprimer les siennes en un clic.
Les pièces d'identité (un permis de conduire, un permis de travail, une carte d'assurance sociale) sont visibles uniquement par les propriétaires. Chaque fois que l'une d'elles est ouverte, Alori note qui l'a ouverte et quand. Lorsqu'une personne quitte l'entreprise, son dossier te propose de supprimer ses pièces d'identité en un clic.
Aussi appelé : privacy, personal information, Law 25, Loi 25, ID, SIN, NAS, pièces d'identité, renseignements personnels, confidentialité
Étape 1 : Ajouter une pièce d'identité
Va dans Employés › Liste et ouvre la personne. Dans Documents, choisis Identité dans le menu, puis clique sur Téléverser et choisis le fichier. Seuls les propriétaires peuvent ajouter ou voir ce type de document.
Clique : Employés › Liste › la personne › Documents › Identité › Téléverser
Étape 2 : Voir qui l'a ouverte
Sous chaque pièce d'identité, Alori affiche « Ouvert par » avec la dernière personne qui l'a ouverte et le moment où elle l'a fait.
Étape 3 : Les supprimer quand la personne quitte
Une fois qu'une personne a quitté l'entreprise, sa section Documents indique « {name} a quitté l'entreprise ». Clique sur Supprimer les pièces d'identité et confirme. Cela supprime définitivement toutes les pièces d'identité de son dossier. Les contrats et les documents de formation sont conservés.
Clique : la personne › Documents › Supprimer les pièces d'identité
Bon à savoir
La loi québécoise sur la protection des renseignements personnels (Loi 25) demande aux entreprises de ne conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire. Alori te le rappelle; la décision du moment où tu les supprimes t'appartient.
Les superviseurs et le personnel de bureau qui ont accès aux employés ne voient jamais les pièces d'identité.
Fichiers acceptés : PDF, photos et documents Word, 15 Mo au maximum.
Si ça ne fonctionne pas
Tu ne vois pas Identité dans le menu. Seuls les propriétaires peuvent ajouter des pièces d'identité.
Tu ne vois pas Supprimer les pièces d'identité. La personne est toujours active, ou elle n'a aucune pièce d'identité dans son dossier.